Política de privacidad

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CALDAS & RIOS

El presente documento constituye la Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”), bajo la cual Caldas & Ríos, realiza el Tratamiento de Datos Personales y Datos Personales Sensibles. Para todos los efectos, Caldas & Ríos se entenderá como el Responsable del tratamiento de Datos Personales, en los términos del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013. La presente Política regula la recolección, tratamiento, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que se encuentran en las bases de datos de Caldas & Ríos (las “Bases de Datos”), toda vez que han sido proporcionados por los Titulares en el desarrollo de las relaciones contractuales con Caldas & Ríos, o durante la ejecución de actividades relacionadas con el objeto social de la empresa. Todo lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen (las “Normas Aplicables”).

  1. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, los siguientes términos tendrán el significado indicado a continuación:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que se lleve a cabo el Tratamiento de Datos Personales;
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales incluidos en las Bases de Datos;
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento;
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  • Dato Público: Cualquier dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;
  • Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley Estatutaria 1266 de 2008;
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de Caldas & Ríos, de ser aplicable;
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales. Para efectos de la presente política se entiende que el Responsable del Tratamiento de Datos Personales es Caldas & Ríos;
  • Titular: Persona natural, incluyendo a clientes, consumidores, empleados, ex- empleados, proveedores, entre otros, cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento de acuerdo con la presente Política;
  • Transferencia: Actividad en la cual el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;
  • Transmisión: Tratamiento de los Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable;
  • Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Los principios que rigen el Tratamiento al que se someten los Datos Personales son:

  1. La presente Política estará a disposición de los Titulares y terceros que deseen consultarla en cualquier momento, a través de la página web de Caldas & Ríos.
  2. Todo Tratamiento de Datos Personales, requerirá contar con la autorización previa, expresa e informada de los Titulares, salvo en los casos en que las Normas Aplicables lo permitan.
  3. Los Datos Personales sometidos a Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
  4. Caldas & Ríos será el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que sean recolectados por su personal autorizado, por terceros autorizados a quienes hubiese encargado tal labor, o por cualquier medio electrónico que Caldas & Ríos ponga a disposición de los Titulares para tal fin.
  5. El Tratamiento de Datos Personales por parte de Caldas & Ríos estará sujeto a los límites que se derivan de su propia naturaleza, obedeciendo a las disposiciones legales y constitucionales que los protegen. El Tratamiento, solo podrá ejercerse por aquellas personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en las Normas Aplicables. Los Datos Personales, salvo que se trate de información pública, no serán publicados en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que su acceso sea controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
  6. Los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de Caldas & Ríos serán manejados bajo estrictas políticas de seguridad y confidencialidad, evitando su adulteración, pérdida y, en general, cualquier uso, consulta o acceso no autorizado o fraudulento. Caldas & Ríos hará todos los esfuerzos razonables para cumplir con sus obligaciones legales y conservar la información personal con el mayor grado de seguridad posible. En el caso en que se evidencie algún riesgo o violación al Tratamiento de los Datos Personales, será responsabilidad de la persona o área que lo detecte, informar de manera inmediata sobre tal riesgo al área encargada de la protección de Datos Personales en Caldas & Ríos;.
  7. Los Datos Personales de los Titulares podrán ser divulgados por parte de Caldas & Ríos a fin de brindar la información a las entidades gubernamentales cuando estas así lo soliciten, dar cumplimiento a   las normas laborales y tributarias; y atender requerimientos administrativos y judiciales, conforme a lo establecido en las Normas Aplicables.
  8. Caldas & Ríos y las personas autorizadas mantendrán la reserva de los Datos Personales de los Titulares, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en las Normas Aplicables.
  9. Las redes sociales (tales como Facebook y Twitter, entre otras) que constituyen una plataforma de comunicación y de interconexión entre plataformas digitales de los distintos usuarios, las cuales son ajenas a Caldas & Ríos y, por lo tanto, no se encuentran bajo su responsabilidad. La información que las personas proporcionen dentro de redes sociales en las que Caldas & Ríos participe como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma, de quien realiza la publicación de la información y de los Titulares el suministro y/o uso de cualquier dato personal.
  10. Caldas & Ríos no realizará el Tratamiento de Datos Personales y Datos Personales Sensibles si el Titular de los mismos no conoce las finalidades contenidas en la presente Política o en la correspondiente autorización. En cualquier caso, Caldas & Ríos solicitará y conservará prueba de las autorizaciones otorgadas.
  11. Los Datos Personales serán recolectados, utilizados o se podrán circular durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Tratamiento de los Datos Personales por parte de Caldas & Ríos, incluyendo el realizado por los Encargados del Tratamiento o terceros autorizados, tendrá como finalidades las aquí descritas:

  1. La ejecución de las relaciones contractuales suscritas con Caldas & Ríos y aquellas que realice de acuerdo con su objeto social.
  2. La adecuada prestación de servicios a sus clientes.
  3. El registro de información de clientes, proveedores y contratistas o partes relacionadas.
  4. La gestión y administración del talento humano de Caldas & Ríos.
  5. El registro de información de los empleados y contratistas que presten servicios a Caldas & Ríos o sus familiares.
  6. El registro de datos entregados a través de la página web de Caldas & Ríos con el fin ofrecer servicios, negocios, predios u potenciales oportunidades de negocio.
  7. La atención y gestión de las solicitudes y sugerencias realizadas por los clientes, proveedores y terceros en general.
  8. La realización de actividades de mercadeo, labores comerciales, administrativas, y publicidad de los bienes y servicios ofrecidos por Caldas & Ríos.
  9. La presentación de indicadores económicos y desempeño comercial a empresas nacionales y extranjeras.
  10. Compartir y Transmitir datos a terceros proveedores de servicios que se encarguen del Tratamiento de los Datos, quienes podrán almacenar, tratar, proteger y mantener los Datos Personales entregados.
  11. Las demás finalidades que determinen los Responsables en los procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como la presente Política.

  1. COOKIES

Las cookies son piezas de información que pueden ser enviadas al navegador de internet a través de una determinada página que permiten al servidor de Internet recordar algunos datos del usuario. Los navegadores podrán descargar, y archivar esta información en los discos duros de las computadoras. Caldas & Ríos puede usar cookies para identificar a los titulares de los datos cuando vuelvan a nuestras páginas de Internet, con la finalidad de proporcionar una mejor experiencia de navegación. Las cookies de Caldas & Ríos no contienen información personal de identificación alguna. Caldas & Ríos no controla el uso o contenido de las cookies de terceros. Los navegadores con frecuencia le permiten borrar las cookies existentes del disco duro, bloquear el uso de cookies y/o avisar cuando se encuentran cookies. Los Titulares de los Datos Personales podrán elegir bloquear cookies y, en caso tal, es posible que no se puedan proporcionar todas las características y funciones de las páginas de Internet.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Este derecho se puede ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las Normas Aplicables;
  5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, de acuerdo con lo que prevén las normas aplicables.
  7. Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de cualquier nueva política de tratamiento de Datos Personales.

Para el ejercicio de los derechos mencionados en el presente capítulo por parte de los Titulares de los Datos Personales, estos se podrán comunicar con el área responsable del Tratamiento de Datos

Personales, y atención de consultas y reclamos sobre los mismos. El ejercicio de los derechos se deberá ejercer de conformidad a lo establecido en el numeral siguiente, y conforme a los requisitos de las Normas Aplicables.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

De acuerdo con el Artículo 14 del Decreto Número 1377 de 2013, en los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular esta Política, se deberá informar por medio de un Aviso de Privacidad al Titular sobre la existencia de dicha Política y la forma de acceder a ella, a más tardar al momento de la recolección de los Datos Personales.

Como mínimo, el aviso de privacidad debe contener: (i) El nombre o razón social y datos de contacto de Caldas & Ríos; (ii) el Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y la finalidad del mismo; (iii) los derechos que le asisten al Titular; y (iv) los mecanismos dispuestos por Caldas & Ríos para que el Titular conozca esta Política y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad. Siempre se deberá informar al Titular sobre la manera de acceder y consultar esta Política.

No obstante, en los casos en los que se vaya a llevar a cabo el Tratamiento sobre Datos Sensibles, el Aviso de Privacidad deberá señalar expresamente que el Titular no está obligado a dar respuesta a las preguntas que versen sobre ese tipo de datos.

  1. MARCO LEGAL APLICABLE

La presente política de Protección de Datos Personales ha sido elaborado teniendo en cuenta las normas vigentes relacionadas.

  • Artículo 15 de la Constitución Política.

▪ Ley 1581 de 2012.

  • Decreto 1377 de 2013.
  • Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

  1. VIGENCIA

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales comenzará a regir a partir del 1 de enero de 2019.Así mismo, se establece que los Datos Personales que sean tratados con base en este Política permanecerán en la Base de Datos de Caldas & Ríos, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados, de acuerdo con los criterios de temporalidad y necesidad.